Okamžitě odesílejte faktury, abyste vytvořili stálý peněžní tok.
Pokud pracujete ve fakturační nebo fakturační kapacitě, je důležité získat profesionální a podrobné platební oznámení do rukou vašich klientů. Vynechání klíčových informací při psaní účtů může vést ke zpoždění, zpoždění nebo nezaplacení. To může být nákladné, časově náročné a frustrující pro vás i pro vaši společnost.
Vytvořte standardizovaný formulář
Vytvořte fakturační šablonu, buď vytvořením jedné od nuly, nebo pomocí jedné z libovolného počtu bezplatných faktur ke stažení dostupných online. Formulář by měl obsahovat název vaší společnosti, adresu a kontaktní číslo, nejlépe s hlavičkovým papírem nebo logem. Zahrňte také mezeru pro vyplnění jména a kontaktních údajů zákazníka, čísla faktury a čísla objednávky, data prodeje nebo služby a data fakturace. Uveďte jméno prodejce nebo zástupce účtu, pokud je to vhodné, a uveďte produkt, službu, množství, poplatek za položku, daň, dopravu a celkový převod. Uveďte datum splatnosti platby, obvykle 30 dní od data fakturace.
Fine Print
Někde na faktuře, obvykle dole a malým písmem, uveďte platební podmínky vaší společnosti a popište akci, která vyplývá z opožděné platby. Například uveďte přijatelné způsoby platby, jako je hotovost, šek, kreditní karta, PayPal, pokladní šek nebo peněžní poukázka. Popište, zda jsou částečné platby přijatelné nebo zda je celá částka fakturace splatná jako jediná platba. Pokud účtujete pozdní poplatek za účty po splatnosti, napište také tyto podmínky. Například „poplatek za 10 procent z zůstatku na účtu bude vyhodnocen za každých 30 dnů po splatnosti účtu. “
Následné faktury
Pokud zákazník nezaplatí účet včas, napište upozornění na fakturaci. Upravte původní fakturační výkaz, nápadně jej označte razítkem, které uvádí, že faktura je druhé oznámení a případně uveďte poplatky z prodlení. Můžete se rozhodnout zahrnout do své následné faktury odborně psaný obchodní dopis, který zopakuje platební podmínky a uvede, co se stane, pokud zákazník nezaplatí druhou fakturu, jako je pozastavení účtu nebo nákupní práva. Uveďte jméno a kontaktní číslo, na které se zákazník může obrátit s dotazy nebo obavami.
Oznámení o sběru
Pokud se účet stane závažným delikventem a pokusy o přímý kontakt se zákazníkem jsou neúspěšné, zašlete oznámení o inkasu. Uveďte kopie faktur a korespondence zasílané do dnešního dne a případně kopii smlouvy zákazníka nebo jakékoli doklady podepsané zákazníkem. Nastínte další krok, pokud oznámení o inkasu nezůstane bez povšimnutí, například předání případu agentuře pro inkaso, ohlášení delikventního účtu úvěrovým úřadům nebo postoupení věci vašemu právníkovi.
